Une secrétaire joue un rôle central dans la gestion administrative et opérationnelle de votre entreprise. Pour embaucher une candidate qui saura répondre à vos exigences professionnelles et s’intégrer parfaitement à votre équipe, de nombreux critères sont à considérer. Voici un guide détaillé à ce sujet.
Définissez le profil idéal pour le poste à pourvoir
Avant de rédiger et de publier l’offre d’emploi, déterminez les tâches et les responsabilités de la future collaboratrice. Il peut s’agir de la réception de la clientèle, du filtrage des appels téléphoniques, de l’organisation de réunions, du traitement de courriers, etc. Dressez aussi une liste des compétences clés que vous recherchez :
- maîtrise des outils bureautiques (tableurs, éditeurs de texte, agenda numérique, etc.),
- connaissances basiques en comptabilité, en droit et en RH,
- aisance en communication écrite et orale,
- capacité en gestion administrative (archivage de fichiers et suivi de dossier, entre autres).
Durant le processus de recrutement d’une secrétaire, certaines qualités personnelles telles que la discrétion, la confidentialité, la proactivité et la polyvalence sont généralement évaluées. Identifiez donc celles qui seront les plus utiles pour le poste à pourvoir et prévoyez des mises en situation lors des entretiens.
Publiez une annonce de recrutement pertinente
Pour attirer les meilleurs profils dans votre entreprise, vous devez rédiger une offre d’emploi complète comportant un titre accrocheur qui pourrait ressembler à ceci : « Secrétaire polyvalente – rejoignez notre équipe dynamique ! ». Présentez brièvement la société tout en décrivant les principales missions que la collaboratrice devra accomplir. Listez les compétences techniques et humaines qui feront la différence lors de la sélection des candidatures.
N’hésitez pas à préciser les prérequis académiques et professionnels. Si vous recherchez, par exemple, une secrétaire juridique, vous pouvez exiger un BAC+3 en assistanat de direction ou équivalent, une certification en droit des affaires et au moins 5 ans d’expérience en entreprise. Vous devez aussi mentionner clairement le type de contrat (CDD, CDI, temps partiel), les avantages du poste (primes, perspectives d’évolution, etc.) et la rémunération brute. Indiquez par ailleurs le processus de candidature, qu’il s’agisse d’un simple envoi de CV et de lettre de motivation ou du remplissage d’un formulaire complet en ligne. Précisez enfin la date limite pour postuler.
Conduisez les entretiens d’embauche et faites un choix définitif
Après avoir étudié les candidatures recueillies, le comité de recrutement doit trier les profils les plus pertinents pour le poste de secrétaire, puis les convier à un entretien. Préparez, à cet effet, un questionnaire basé sur le parcours professionnel, la motivation, les compétences et le comportement de chaque postulante. Prévoyez si nécessaire des tests psychotechniques pour évaluer la capacité de la future collaboratrice à gérer des situations courantes en milieu professionnel. Donnez-lui l’occasion d’émettre des préoccupations sur l’emploi et la société, puis fournissez-lui des réponses fiables et convaincantes. Expliquez-lui enfin les prochaines étapes du recrutement et les délais correspondants.
Préparez l’arrivée et l’intégration de la nouvelle secrétaire dans votre entreprise
Une fois le profil idéal choisi, préparez son arrivée en aménageant son poste de travail et en élaborant les documents administratifs nécessaires à l’embauche (contrat de travail, fiche d’affiliation à la Sécurité sociale, etc.). Dès le premier jour de la prise de fonction, présentez la nouvelle recrue à la direction et à l’ensemble du personnel. Organisez une visite des lieux pour faciliter son immersion et son intégration. Prévoyez également une formation initiale sur les outils, les procédures internes et les attentes du poste pourvu. Il s’avère aussi judicieux de désigner un mentor au sein de l’équipe pour accompagner la recrue durant ses premiers mois.
